Solicitar una subvención no es rellenar un formulario: es un procedimiento administrativo con plazos preclusivos, documentación tasada y una justificación posterior que puede obligarte a devolver el dinero si sale mal. Este es el proceso completo, en el orden en que hay que hacerlo.
1. Antes de nada: lee las bases reguladoras
Las bases mandan sobre cualquier resumen que leas. Busca cinco cosas: beneficiarios admitidos, gastos elegibles y fecha desde la que lo son, intensidad de ayuda, criterios de valoración y forma de pago (anticipado o previa justificación). Si el proyecto no encaja en los gastos elegibles, no hay memoria que lo salve.
2. Prepara la carpeta base de tu empresa
Tener esto listo permanentemente convierte una solicitud de dos semanas en una de dos días:
- Escrituras de constitución y poderes de representación vigentes.
- Certificados de Hacienda y Seguridad Social de estar al corriente.
- Último impuesto de sociedades y cuentas depositadas.
- Informe de plantilla media (ITA) y vida laboral de la empresa.
- Alta de terceros / ficha de acreedor con IBAN.
- Declaración responsable de otras ayudas solicitadas y de minimis.
- Certificado digital de representante en vigor y AutoFirma actualizado.
3. Escribe la memoria técnica pensando en quien puntúa
En concurrencia competitiva, la memoria es la que decide. Estructúrala siguiendo literalmente los criterios de valoración del anexo: si las bases puntúan innovación, impacto en empleo y sostenibilidad, haz un apartado por cada uno con ese mismo título. Cuantifica siempre (importes, plazos, empleos, kWh ahorrados) y evita adjetivos sin dato detrás. Un evaluador revisa decenas de expedientes: facilítale encontrar los puntos.
4. Presenta en sede electrónica, con margen
Las sedes se colapsan el último día y los certificados caducan en el peor momento. Presenta con 48 horas de margen, comprueba el tamaño máximo de cada fichero y guarda siempre el justificante con número de registro y sello de tiempo. Si la convocatoria es por orden de entrada, prepara todo para enviar en el primer minuto del plazo.
5. Vigila la subsanación
La mayoría de solicitudes que se caen no se caen por el proyecto: se caen porque nadie abrió la notificación electrónica del trámite de subsanación. Son 10 días hábiles y la notificación se entiende rechazada a los 10 días naturales si no la abres. Asigna un responsable y revisa la sede cada semana.
6. Ejecuta exactamente lo aprobado
Cualquier cambio relevante de presupuesto, proveedor o calendario debe comunicarse y, en muchos casos, autorizarse previamente. Paga todo por transferencia bancaria trazable: el efectivo suele ser motivo directo de no admisión del gasto.
7. Justifica: la fase que más dinero hace perder
- Memoria de actuación explicando lo ejecutado frente a lo aprobado.
- Relación clasificada de gastos con facturas y justificantes de pago emparejados.
- Tres ofertas de proveedores cuando el gasto supere los umbrales del art. 31.3 LGS.
- Evidencias de publicidad de la ayuda (cartel, web, material) si las bases lo exigen.
- Mantenimiento de la inversión o del empleo durante el periodo comprometido.
Si se justifica de menos, la ayuda se reduce proporcionalmente; si se incumple una obligación esencial, se inicia un reintegro con intereses de demora. Guarda todo el expediente al menos cuatro años.
Encuentra antes las convocatorias que te encajan
Todo lo anterior solo sirve si te enteras a tiempo. En iaSubvenciones rastreamos las convocatorias publicadas y te avisamos de las compatibles con tu actividad, tamaño y provincia, con los plazos reales de presentación. Y si además vendes a la Administración, iaLicitaciones hace lo mismo con los contratos públicos.